POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CABRALES ROMERO S.A.S.

Plataforma Tecnológica HUELLI

1. PRESENTACIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado posteriormente en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales, CABRALES ROMERO S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.042.566-9, con domicilio principal en la ciudad de Santa Marta, Magdalena, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de garantizar el adecuado ejercicio del derecho fundamental al habeas data de todos los titulares cuya información personal sea objeto de tratamiento.

La presente política establece los principios, procedimientos, mecanismos, responsabilidades y medidas organizacionales mediante las cuales CABRALES ROMERO S.A.S. recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, circula, transmite, transfiere, conserva y, cuando resulte procedente, suprime los datos personales tratados durante el desarrollo de sus actividades empresariales.

CABRALES ROMERO S.A.S. desarrolla actividades relacionadas con el diseño, desarrollo, implementación, administración y explotación de soluciones tecnológicas, plataformas digitales, aplicaciones web y demás servicios informáticos, así como la prestación de servicios tecnológicos orientados al cuidado integral de mascotas mediante la plataforma digital HUELLI, la cual permite administrar información relacionada con los propietarios o tutores de mascotas, organizar documentación veterinaria, gestionar recordatorios personalizados, facilitar la interacción con herramientas de inteligencia artificial para orientación general sobre bienestar animal y administrar diversos servicios complementarios relacionados con el ecosistema PetTech.

En desarrollo de dichas actividades, la sociedad trata datos personales pertenecientes, entre otros, a:

• usuarios registrados en la plataforma; 
• propietarios o tutores de mascotas; 
• potenciales clientes; 
• visitantes del sitio web; 
• suscriptores de contenidos; 
• solicitantes de información; 
• proveedores; 
• contratistas; 
• aliados estratégicos; 
• empleados; 
• aspirantes a cargos; 
• representantes legales de personas jurídicas; 
• autoridades competentes cuando la ley así lo exija. 

Igualmente, durante la prestación de los servicios ofrecidos a través de HUELLI, la plataforma administra información asociada a las mascotas registradas por sus propietarios o tutores. Si bien dicha información no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, por encontrarse vinculada directa o indirectamente a personas naturales identificadas o identificables, será objeto de medidas de seguridad, confidencialidad e integridad equivalentes a las implementadas para la protección de los datos personales de sus titulares, garantizando su utilización exclusivamente para las finalidades autorizadas y necesarias para la correcta prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma.

La presente política constituye el marco general que regula el tratamiento de los datos personales administrados por CABRALES ROMERO S.A.S., siendo de obligatorio cumplimiento para todos los administradores, empleados, contratistas, proveedores, encargados del tratamiento y demás personas que intervengan, directa o indirectamente, en cualquier operación relacionada con datos personales administrados por la sociedad.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: CABRALES ROMERO S.A.S.

NIT: 902.042.566-9

Domicilio principal: Santa Marta, Magdalena, Colombia.

Dirección: Calle 28 No. 1-60 Edificio Ámbar.

Correo electrónico para protección de datos:
protecciondedatos@huelli.com
(Se reemplazará por el correo definitivo designado por la empresa.)

Correo electrónico general:
contacto@huelli.com

Página web:
www.huelli.com

Canales para ejercer derechos:

• Correo electrónico. 
• Formulario web. 
• Canal PQR. 
• Atención física. 
• WhatsApp corporativo cuando corresponda. 

III. OBJETO

La presente Política tiene por objeto establecer los criterios jurídicos, técnicos y administrativos mediante los cuales CABRALES ROMERO S.A.S. garantiza el adecuado tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales y tecnológicas, así como informar a los titulares acerca de:

• las finalidades del tratamiento; 
• los derechos que les asisten; 
• los procedimientos para ejercerlos; 
• las medidas de seguridad implementadas; 
• las responsabilidades del responsable y de los Encargados del Tratamiento; 
• los mecanismos de circulación, almacenamiento, transmisión y transferencia de la información; 
• las condiciones bajo las cuales se realiza el tratamiento de los datos personales asociados al uso de la plataforma tecnológica HUELLI. 

Asimismo, esta política busca asegurar que todo tratamiento de datos personales realizado por la sociedad respete los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada previstos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, las expresiones que se relacionan a continuación tendrán el alcance previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y, de manera complementaria, las definiciones operativas adoptadas por CABRALES ROMERO S.A.S. para el funcionamiento de la plataforma tecnológica HUELLI.

4.1. Definiciones legales

Autorización: Manifestación de voluntad previa, expresa, informada e inequívoca mediante la cual el titular de los datos personales acepta que CABRALES ROMERO S.A.S. realice el tratamiento de su información personal para las finalidades previstas en esta política.

Aviso de privacidad: Comunicación física, electrónica o en cualquier otro formato utilizada por el responsable del Tratamiento para informar al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten y la forma de acceder a la presente política.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, cualquiera sea el medio físico, electrónico, digital o tecnológico en el que se encuentre almacenado.

Dato personal: Toda información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato público: Es el dato calificado como tal por la Constitución Política, la ley o aquel que no sea semiprivado, privado o sensible y cuyo acceso puede realizarse sin restricción legal.

Dato semiprivado: Información cuyo conocimiento no reviste carácter íntimo ni público y cuyo acceso puede interesar no solamente a su titular sino también a determinados sectores o personas, siempre dentro de los límites establecidos por la ley.

Dato privado: Información que, por su naturaleza íntima o reservada, únicamente interesa a su titular y cuyo acceso se encuentra restringido.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a organizaciones sindicales o sociales, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. Para efectos de esta política, el responsable es CABRALES ROMERO S.A.S.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, organización, estructuración, conservación, consulta, uso, circulación, actualización, modificación, transmisión, transferencia, bloqueo, supresión o destrucción.

Transferencia: Envío de datos personales a un responsable del Tratamiento ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que este los trate como responsable independiente.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado del Tratamiento para que los procese por cuenta del responsable, conforme a las instrucciones impartidas por este.

4.2. Definiciones operativas de la plataforma HUELLI

Para efectos exclusivos de la presente política se adoptan las siguientes definiciones:

Plataforma HUELLI: Aplicación web desarrollada y administrada por CABRALES ROMERO S.A.S., destinada a centralizar información relacionada con el cuidado integral de mascotas, permitiendo la administración de documentos veterinarios, recordatorios, historial de salud, automatizaciones, interacción con herramientas de inteligencia artificial y demás funcionalidades asociadas al ecosistema PetTech.

Usuario: Persona natural que crea una cuenta en la plataforma HUELLI para acceder a los servicios tecnológicos ofrecidos por CABRALES ROMERO S.A.S.

Tutor o propietario de la mascota: Persona natural que registra una o varias mascotas dentro de la plataforma y suministra la información necesaria para administrar los servicios ofrecidos por HUELLI.

Perfil de usuario: Conjunto de datos asociados a una cuenta creada dentro de la plataforma que permite identificar al usuario, administrar sus preferencias, autenticarlo y personalizar los servicios.

Mascota registrada: Animal de compañía cuyos datos son incorporados voluntariamente por su tutor dentro de la plataforma HUELLI para acceder a las funcionalidades ofrecidas.

Perfil de la mascota: Conjunto organizado de información relacionada con una mascota registrada, destinada a facilitar la organización documental, el seguimiento veterinario y la gestión de recordatorios.

Documento veterinario: Todo archivo físico o electrónico incorporado por el usuario dentro de la plataforma relacionado con la atención, prevención o seguimiento de la mascota, incluyendo carnés de vacunación, fórmulas médicas, resultados de laboratorio, imágenes diagnósticas, órdenes veterinarias, certificados y demás documentos similares.

Recordatorio inteligente: Funcionalidad tecnológica que permite programar alertas automáticas relacionadas con vacunación, tratamientos, alimentación, controles médicos, desparasitación, actividades preventivas u otros eventos definidos por el usuario.

Asistente de Inteligencia Artificial: Herramienta tecnológica implementada dentro de la plataforma HUELLI destinada exclusivamente a suministrar orientación general sobre el cuidado de mascotas, sin que sus respuestas constituyan diagnóstico veterinario, prescripción médica o sustituyan la valoración profesional realizada por un médico veterinario.

Aliado estratégico: Persona natural o jurídica que mantiene relaciones comerciales, tecnológicas o contractuales con CABRALES ROMERO S.A.S. para la prestación de servicios complementarios a los usuarios de la plataforma.

4.3. Clasificación de la información tratada por HUELLI

Con el propósito de aplicar medidas de seguridad acordes con la naturaleza de la información administrada, CABRALES ROMERO S.A.S. clasifica los datos tratados a través de la plataforma HUELLI de la siguiente manera:

1. Datos personales del titular

Corresponden a la información que identifica o hace identificable al propietario o tutor de la mascota.

Entre otros, comprende:

• Nombre y apellidos. 
• Tipo y número de documento de identidad (cuando sea requerido). 
• Correo electrónico. 
• Número de teléfono o celular. 
• Ciudad y país de residencia. 
• Dirección física (cuando sea suministrada). 
• Fecha de nacimiento (opcional). 
• Credenciales de autenticación. 
• Historial de acceso a la plataforma. 
• Direcciones IP. 
• Identificadores de dispositivos. 
• Registros de actividad dentro de la plataforma. 
• Preferencias de configuración. 
• Historial de comunicaciones. 
• Información suministrada mediante formularios de contacto, PQR y servicio al cliente. 

Esta información constituye datos personales protegidos por la Ley 1581 de 2012 y será tratada conforme a las finalidades previstas en la presente política.

1. Información asociada a la mascota

La plataforma HUELLI administra información relacionada con las mascotas registradas por sus propietarios o tutores.

Esta información podrá comprender, entre otros:

• Nombre de la mascota. 
• Fotografía. 
• Especie. 
• Raza. 
• Sexo. 
• Edad. 
• Fecha de nacimiento. 
• Peso. 
• Tamaño. 
• Estado reproductivo. 
• Condiciones de salud reportadas. 
• Alergias. 
• Enfermedades diagnosticadas. 
• Medicamentos permanentes. 
• Alimentación. 
• Actividad física. 
• Historial de vacunación. 
• Carné de vacunas. 
• Fotografías del carné. 
• Fechas de desparasitación. 
• Tratamientos preventivos. 
• Recordatorios programados. 
• Documentos veterinarios. 
• Imágenes y archivos cargados por el usuario. 
• Historial de cuidados registrados dentro de la plataforma. 

La información anteriormente relacionada no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, por recaer sobre animales de compañía. No obstante, al encontrarse vinculada directa o indirectamente con una persona natural identificada o identificable, CABRALES ROMERO S.A.S. aplicará sobre ella medidas equivalentes de seguridad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido, garantizando que únicamente sea utilizada para las finalidades legítimas asociadas a la prestación de los servicios ofrecidos por HUELLI.

1. Información técnica y de navegación

Con ocasión del uso de la plataforma, podrán generarse automáticamente registros técnicos necesarios para garantizar la seguridad, funcionamiento y mejora continua del servicio, tales como:

• Direcciones IP. 
• Identificadores de sesión. 
• Tipo de navegador. 
• Sistema operativo. 
• Registros de autenticación. 
• Fecha y hora de acceso. 
• Logs del sistema. 
• Cookies y tecnologías similares. 
• Información técnica del dispositivo. 
• Eventos de seguridad. 

Esta información será utilizada exclusivamente para fines de autenticación, ciberseguridad, prevención del fraude, mantenimiento de la plataforma, auditoría y mejora continua del servicio.

1. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CABRALES ROMERO S.A.S., en desarrollo de su actividad empresarial y en la operación de la plataforma tecnológica HUELLI, realizará el tratamiento de datos personales observando estrictamente los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estos principios constituyen criterios obligatorios de interpretación y aplicación para todas las personas que intervengan en cualquier etapa del tratamiento de datos personales.

5.1. Principio de legalidad

Todo tratamiento de datos personales realizado por CABRALES ROMERO S.A.S. se desarrollará con fundamento en las disposiciones legales vigentes sobre protección de datos personales y únicamente para el cumplimiento de finalidades legítimas relacionadas con el desarrollo de su objeto social y la prestación de los servicios ofrecidos a través de la plataforma HUELLI.

Ningún tratamiento podrá efectuarse al margen de las normas constitucionales y legales aplicables ni para finalidades prohibidas por el ordenamiento jurídico.

5.2. Principio de finalidad

Los datos personales serán recolectados para finalidades determinadas, específicas, explícitas, legítimas e informadas previamente al titular.

En consecuencia, CABRALES ROMERO S.A.S. utilizará la información únicamente para desarrollar las funcionalidades propias de la plataforma HUELLI, administrar cuentas de usuario, gestionar perfiles de mascotas, organizar documentación veterinaria, generar recordatorios personalizados, prestar servicios tecnológicos, brindar soporte técnico, atender solicitudes de los usuarios, cumplir obligaciones legales y contractuales, mejorar la experiencia de uso, desarrollar procesos de seguridad informática y ejecutar las demás finalidades previstas en la presente política.

En ningún caso los datos personales serán tratados para fines incompatibles con aquellos informados al titular.

5.3. Principio de libertad

El tratamiento de los datos personales únicamente se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas expresamente por la ley.

La autorización será obtenida mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan demostrar la manifestación libre e inequívoca de voluntad del titular, incluyendo formularios electrónicos, aceptación mediante casillas de verificación, autenticación dentro de la plataforma u otros mecanismos tecnológicos idóneos.

La ausencia de oposición por parte del titular no constituirá autorización para el tratamiento de sus datos personales.

5.4. Principio de veracidad o calidad

CABRALES ROMERO S.A.S. procurará que los datos personales objeto de tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

Para tal efecto, facilitará a los titulares mecanismos que permitan actualizar, corregir o complementar la información suministrada cuando resulte inexacta, incompleta o desactualizada.

No serán tratados datos parciales, ambiguos o que puedan inducir a error cuando ello afecte el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

5.5. Principio de transparencia

Los titulares podrán conocer en cualquier momento la existencia del tratamiento de sus datos personales, las finalidades para las cuales son utilizados, las categorías de información administradas, los canales habilitados para ejercer sus derechos y las condiciones establecidas en la presente política.

CABRALES ROMERO S.A.S. garantizará mecanismos claros, accesibles y gratuitos para que los titulares ejerzan su derecho de acceso a la información, dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de los datos personales estará limitado exclusivamente a las personas que, por razón de sus funciones, requieran acceder a la información para el cumplimiento de actividades legítimas relacionadas con la operación de la plataforma HUELLI.

La sociedad implementará perfiles diferenciados de acceso conforme a las responsabilidades de cada dependencia, garantizando que:

• la Dirección General únicamente autorice accesos estratégicos y de supervisión; 
• el área de Producto y Tecnología acceda a la información necesaria para el desarrollo, mantenimiento y seguridad de la plataforma; 
• el área de Marketing y Comunidad únicamente trate la información autorizada para comunicaciones comerciales; 
• el área de Alianzas y Comercial acceda exclusivamente a los datos necesarios para gestionar convenios y beneficios; 
• el área de Administración y Finanzas trate únicamente la información requerida para la gestión contable, tributaria, contractual y financiera. 

Los datos personales no serán divulgados públicamente ni puestos a disposición de terceros no autorizados, salvo obligación legal o autorización expresa del titular.

5.7. Principio de seguridad

CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas, organizacionales y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, destrucción, acceso no autorizado, uso fraudulento, divulgación, modificación o cualquier tratamiento contrario a la ley.

Las medidas de seguridad serán implementadas considerando la naturaleza tecnológica de la plataforma HUELLI, el volumen de información administrada, los riesgos asociados al tratamiento y el estado de la técnica disponible, procurando garantizar permanentemente la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información.

5.8. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en cualquier etapa del tratamiento de datos personales estarán obligadas a guardar reserva sobre la información a la que tengan acceso, incluso después de finalizada su relación laboral, contractual, comercial o profesional con CABRALES ROMERO S.A.S.

La obligación de confidencialidad comprenderá igualmente a los proveedores tecnológicos, contratistas, aliados estratégicos y demás encargados del tratamiento que actúen por cuenta de la sociedad.

5.9. Principio de responsabilidad demostrada (Accountability)

CABRALES ROMERO S.A.S. implementará políticas, procedimientos, controles internos, medidas de gestión documental, protocolos de seguridad y mecanismos de supervisión que permitan demostrar el cumplimiento permanente de las obligaciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

En desarrollo de este principio, la sociedad mantendrá procesos de identificación de riesgos, definición de perfiles de acceso, capacitación del personal, administración de incidentes de seguridad, conservación de evidencias y revisión periódica de sus prácticas de tratamiento de datos personales.

5.10. Principio de necesidad y proporcionalidad

Únicamente serán recolectados los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades previamente informadas al titular.

CABRALES ROMERO S.A.S. evitará solicitar información excesiva, innecesaria o desproporcionada respecto de los servicios ofrecidos por la plataforma HUELLI y procurará que cada categoría de información recolectada responda a una finalidad legítima, específica y verificable.

5.11. Principio de privacidad desde el diseño y por defecto

En el desarrollo, actualización y mantenimiento de la plataforma tecnológica HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. procurará incorporar criterios de protección de datos personales desde las etapas iniciales de diseño de los servicios digitales, implementando configuraciones predeterminadas orientadas a garantizar el mayor nivel posible de protección de la información, minimizando la recolección de datos y restringiendo el acceso únicamente a quienes deban conocerla para el cumplimiento de sus funciones.

1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6.1. Autorización del titular

CABRALES ROMERO S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, realizará el tratamiento de la información personal únicamente cuando cuente con la autorización previa, expresa, informada e inequívoca del titular, salvo en aquellos eventos expresamente exceptuados por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que regulan la materia.

La autorización constituye el consentimiento libre y voluntario mediante el cual el titular acepta que sus datos personales sean recolectados, almacenados, utilizados, organizados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos, conservados y, cuando corresponda, suprimidos para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La autorización será solicitada antes de iniciar cualquier operación de tratamiento y permanecerá vigente mientras subsistan las finalidades que justificaron la recolección de la información o hasta tanto el titular ejerza válidamente su derecho de revocatoria cuando ello sea legalmente procedente.

6.2. Formas de obtener la autorización

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o cualquier otro medio que permita conservar evidencia de la manifestación de voluntad del titular.

Entre otros, la autorización podrá obtenerse mediante:

• aceptación de la Política de Tratamiento de Datos Personales durante el registro de una cuenta en la plataforma HUELLI; 
• marcación voluntaria de casillas de aceptación (“checkbox”) en formularios electrónicos; 
• aceptación del Aviso de Privacidad; 
• formularios físicos de vinculación; 
• formularios de contacto disponibles en el sitio web; 
• formularios de atención de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias (PQR); 
• autorizaciones otorgadas mediante firma manuscrita, firma electrónica o mecanismos equivalentes; 
• registros electrónicos de aceptación generados durante el uso de la plataforma; 
• comunicaciones escritas remitidas por el titular; 
• grabaciones de llamadas, cuando estas sean previamente informadas al titular y la finalidad del tratamiento así lo justifique; 
• cualquier otro mecanismo idóneo que permita demostrar de manera verificable la autorización otorgada. 

CABRALES ROMERO S.A.S. conservará los soportes que acrediten la obtención de la autorización durante el tiempo que resulte necesario para atender requerimientos de autoridades competentes, ejercer su defensa jurídica y cumplir las obligaciones legales aplicables.

6.3. Autorización durante el registro en la plataforma HUELLI

La creación de una cuenta de usuario dentro de la plataforma HUELLI requerirá que el titular manifieste expresamente su aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando corresponda, del Aviso de Privacidad.

La autorización será obtenida antes de finalizar el proceso de registro mediante mecanismos tecnológicos que permitan acreditar la aceptación expresa del titular.

La plataforma registrará los eventos necesarios para demostrar la existencia de dicha autorización, incluyendo, cuando resulte técnicamente posible:

• fecha y hora de aceptación; 
• dirección IP; 
• identificador de sesión; 
• versión de la política aceptada; 
• medio utilizado para otorgar la autorización.

6.4. Autorización para el registro de información de mascotas

Durante el proceso de creación del perfil de una mascota, el usuario suministrará voluntariamente información relacionada con esta, incluyendo datos descriptivos, fotografías, documentos veterinarios, historial de vacunación, tratamientos, recordatorios y demás información necesaria para acceder a las funcionalidades ofrecidas por la plataforma HUELLI.

Si bien dicha información no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, su incorporación dentro de la plataforma supone la autorización del usuario para que CABRALES ROMERO S.A.S. la almacene, organice, procese y administre exclusivamente para la prestación de los servicios contratados o utilizados por el titular.

En ningún caso CABRALES ROMERO S.A.S. utilizará dicha información para finalidades incompatibles con la prestación de los servicios ofrecidos, ni permitirá su acceso por personas no autorizadas.

6.5. Autorización para la carga de documentos digitales

Cuando el usuario incorpore voluntariamente documentos digitales dentro de la plataforma, tales como carnés de vacunación, fórmulas veterinarias, resultados de exámenes, certificados, imágenes, fotografías o cualquier otro archivo relacionado con la mascota registrada, se entenderá que autoriza a CABRALES ROMERO S.A.S. para almacenarlos, organizarlos, respaldarlos, consultarlos y administrarlos exclusivamente con el propósito de facilitar la gestión documental y las funcionalidades propias de la plataforma HUELLI.

La sociedad implementará medidas técnicas y organizacionales destinadas a proteger la integridad, disponibilidad y confidencialidad de dichos documentos.

6.6. Autorización para comunicaciones electrónicas

Mediante la aceptación de la presente política, el titular podrá autorizar a CABRALES ROMERO S.A.S. para remitir comunicaciones relacionadas con:

• funcionamiento de la plataforma; 
• autenticación y seguridad de la cuenta; 
• recuperación de credenciales; 
• recordatorios automáticos; 
• confirmaciones de registro; 
• novedades sobre los servicios; 
• mantenimiento de la plataforma; 
• actualizaciones de seguridad; 
• atención de solicitudes; 
• notificaciones relacionadas con el servicio. 

Las comunicaciones con fines estrictamente publicitarios, promocionales o de mercadeo únicamente serán enviadas cuando exista autorización expresa del titular o cuando la ley así lo permita.

6.7. Revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a CABRALES ROMERO S.A.S. a conservar determinada información.

La revocatoria podrá ser:

Total, cuando recaiga sobre todas las finalidades autorizadas.

Parcial, cuando afecte únicamente algunas de las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

La revocatoria no tendrá efectos retroactivos respecto de los tratamientos realizados legítimamente con anterioridad a su presentación.

6.8. Casos en los que no se requiere autorización

De conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá realizar tratamiento de datos personales sin autorización previa del titular cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. b) Datos de naturaleza pública.
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria previstos por la ley.
4. d) Tratamiento de información autorizado expresamente por disposiciones legales.
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos eventos, el tratamiento se limitará estrictamente a la finalidad autorizada por la ley y se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

VII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

7.1. Generalidades

CABRALES ROMERO S.A.S. tratará los datos personales de conformidad con las autorizaciones otorgadas por sus titulares y únicamente para las finalidades legítimas, determinadas, explícitas e informadas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

En desarrollo de su objeto social y de la operación de la plataforma tecnológica HUELLI, la sociedad podrá recolectar, almacenar, organizar, estructurar, conservar, consultar, actualizar, utilizar, transmitir, transferir, bloquear, anonimizar, suprimir y, en general, realizar cualquier operación de tratamiento permitida por la legislación colombiana sobre protección de datos personales, siempre que resulte necesaria para el cumplimiento de las finalidades aquí previstas.

El tratamiento de los datos personales se limitará al principio de necesidad, recolectándose únicamente aquella información estrictamente indispensable para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma y para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de CABRALES ROMERO S.A.S.

7.2. Finalidades aplicables a los usuarios registrados de HUELLI

Los datos personales de los usuarios registrados podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

1. Crear, administrar y mantener la cuenta de usuario. 
2. Verificar la identidad del titular. 
3. Autenticar el acceso a la plataforma. 
4. Gestionar credenciales de acceso. 
5. Recuperar contraseñas. 
6. Administrar perfiles de usuario. 
7. Permitir el acceso seguro a los servicios tecnológicos. 
8. Gestionar las funcionalidades ofrecidas por HUELLI. 
9. Mantener el historial de utilización de la plataforma. 
10. Atender solicitudes realizadas por los usuarios. 
11. Gestionar solicitudes de soporte técnico. 
12. Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. 
13. Gestionar incidencias relacionadas con la seguridad informática. 
14. Garantizar la continuidad operativa de la plataforma. 
15. Cumplir obligaciones legales y contractuales. 
16. Elaborar estadísticas mediante procesos de anonimización o agregación de información cuando ello resulte posible. 
17. Detectar actividades fraudulentas o usos indebidos de la plataforma. 
18. Implementar mecanismos de autenticación y control de acceso. 
19. Mantener registros de auditoría. 
20. Proteger los derechos e intereses legítimos de CABRALES ROMERO S.A.S. y de los demás usuarios.

7.3. Finalidades relacionadas con la información de las mascotas registradas

La información incorporada voluntariamente por los usuarios respecto de sus mascotas será tratada exclusivamente para permitir el funcionamiento de la plataforma HUELLI y, entre otras, para las siguientes finalidades:

1. Crear perfiles individuales para cada mascota registrada. 
2. Organizar digitalmente la información asociada a cada mascota. 
3. Almacenar documentación veterinaria. 
4. Administrar carnés de vacunación. 
5. Registrar esquemas de vacunación. 
6. Gestionar recordatorios de vacunas. 
7. Gestionar recordatorios de desparasitación. 
8. Gestionar recordatorios de controles médicos. 
9. Administrar calendarios de cuidado. 
10. Organizar fotografías. 
11. Gestionar archivos digitales. 
12. Facilitar el seguimiento histórico de la información registrada. 
13. Permitir la consulta organizada de antecedentes veterinarios incorporados por el usuario. 
14. Facilitar el acceso del usuario a su documentación desde distintos dispositivos autorizados. 
15. Respaldar electrónicamente la información almacenada. 
16. Mantener sincronizada la información dentro de la plataforma. 
17. Permitir la generación de alertas automáticas relacionadas con el cuidado de la mascota. 
18. Optimizar la experiencia del usuario dentro de la plataforma. 

La información asociada a las mascotas será tratada únicamente dentro de las funcionalidades autorizadas por el usuario y no será utilizada para fines incompatibles con la prestación de los servicios ofrecidos por HUELLI.

7.4. Finalidades relacionadas con el asistente de Inteligencia Artificial

Cuando el usuario utilice el asistente de inteligencia artificial incorporado en la plataforma HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá tratar la información suministrada durante la interacción para:

1. Generar respuestas automatizadas sobre cuidado general de mascotas. 
2. Mantener el contexto conversacional durante la sesión. 
3. Mejorar el funcionamiento técnico del asistente. 
4. Detectar errores operativos. 
5. Corregir incidencias tecnológicas. 
6. Garantizar la seguridad del servicio. 
7. Prevenir usos indebidos del sistema. 
8. Cumplir obligaciones legales. 

El asistente de inteligencia artificial tiene una finalidad exclusivamente informativa y de orientación general. En ningún caso sustituye el diagnóstico, tratamiento, valoración clínica o concepto emitido por un médico veterinario.

7.5. Finalidades relacionadas con formularios de contacto

La información suministrada mediante los formularios disponibles en el sitio web será utilizada para:

1. Dar respuesta a las solicitudes formuladas por los usuarios. 
2. Contactar al solicitante. 
3. Gestionar solicitudes de información. 
4. Atender requerimientos comerciales. 
5. Brindar soporte relacionado con la plataforma. 
6. Mantener trazabilidad de las comunicaciones. 
7. Cumplir obligaciones legales derivadas de la atención al usuario.

7.6. Finalidades relacionadas con las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQR)

Los datos suministrados mediante los canales de atención PQR serán tratados para:

1. Registrar la solicitud. 
2. Identificar al solicitante. 
3. Dar trámite interno. 
4. Emitir respuesta. 
5. Conservar evidencia del trámite. 
6. Cumplir obligaciones legales. 
7. Atender requerimientos de autoridades cuando resulte procedente.

7.7. Finalidades relacionadas con comunicaciones electrónicas

Cuando exista autorización expresa del titular, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá utilizar los datos personales para:

1. Remitir novedades de la plataforma. 
2. Informar actualizaciones del servicio. 
3. Enviar comunicaciones institucionales. 
4. Compartir información sobre nuevas funcionalidades. 
5. Remitir boletines electrónicos. 
6. Enviar invitaciones a eventos. 
7. Informar alianzas estratégicas. 
8. Comunicar campañas informativas. 
9. Remitir encuestas de satisfacción. 
10. Enviar información promocional o comercial autorizada por el titular. 

El titular podrá retirar en cualquier momento su consentimiento para el envío de comunicaciones de carácter comercial, sin que ello afecte aquellas comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación del servicio o el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

7.8. Finalidades relacionadas con proveedores, contratistas y aliados estratégicos

Los datos personales de proveedores, contratistas y aliados serán tratados para:

• evaluar procesos de selección y vinculación; 
• gestionar relaciones comerciales y contractuales; 
• verificar información jurídica, financiera y tributaria; 
• administrar pagos y facturación; 
• controlar el cumplimiento de obligaciones contractuales; 
• realizar auditorías; 
• gestionar procesos contables y fiscales; 
• atender requerimientos de autoridades; 
• administrar convenios comerciales relacionados con el ecosistema HUELLI.

7.9. Finalidades relacionadas con empleados y aspirantes

Los datos personales de empleados, exempleados y aspirantes podrán ser tratados para:

• procesos de selección; 
• verificación de referencias; 
• contratación; 
• afiliaciones al sistema de seguridad social; 
• administración de nómina; 
• bienestar laboral; 
• capacitación; 
• evaluación de desempeño; 
• cumplimiento de obligaciones laborales; 
• gestión disciplinaria; 
• expedición de certificaciones; 
• administración de historias laborales; 
• cumplimiento de obligaciones legales derivadas de la relación de trabajo.

7.10. Finalidades relacionadas con la seguridad de la información

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá tratar información técnica y registros electrónicos para:

• administrar la infraestructura tecnológica; 
• gestionar controles de acceso; 
• monitorear incidentes de seguridad; 
• detectar accesos no autorizados; 
• prevenir fraude; 
• proteger la integridad de la plataforma; 
• realizar copias de respaldo; 
• efectuar auditorías internas; 
• garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información; 
• cumplir estándares de ciberseguridad y continuidad del negocio.

7.11. Tratamientos compatibles

Cuando una nueva finalidad resulte compatible con aquella inicialmente informada al titular y se encuentre directamente relacionada con la naturaleza de los servicios ofrecidos por HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá realizar dicho tratamiento, siempre que respete los principios de legalidad, finalidad, libertad, necesidad, proporcionalidad, transparencia y responsabilidad demostrada. Si la nueva finalidad no es compatible con la autorización inicialmente otorgada, la sociedad solicitará previamente una nueva autorización al titular en los términos previstos por la legislación vigente.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

CABRALES ROMERO S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, reconoce y garantiza el ejercicio pleno del derecho fundamental al habeas data de todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

En consecuencia, los titulares podrán ejercer en cualquier momento los derechos previstos en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás disposiciones que regulan la protección de datos personales.

El ejercicio de estos derechos será gratuito, salvo cuando la ley autorice expresamente el cobro de los costos de reproducción de la información solicitada.

8.1. Derecho a conocer

El titular tiene derecho a conocer si CABRALES ROMERO S.A.S. realiza tratamiento de sus datos personales y a obtener información clara, completa, precisa y actualizada respecto de:

• Los datos personales objeto de tratamiento. 
• Las finalidades para las cuales fueron recolectados. 
• La forma en que son utilizados. 
• Las categorías de información tratadas. 
• El tiempo previsto para su conservación. 
• Las transmisiones o transferencias realizadas cuando legalmente procedan. 
• Los canales habilitados para ejercer sus derechos.

8.2. Derecho de acceso

El titular podrá acceder de manera gratuita a los datos personales que sean objeto de tratamiento y solicitar copia de la información que repose en las bases de datos administradas por CABRALES ROMERO S.A.S., salvo las limitaciones previstas en la ley.

Cuando técnicamente resulte posible, la plataforma HUELLI podrá poner a disposición del usuario herramientas que permitan consultar directamente parte de la información asociada a su cuenta.

8.3. Derecho de actualización

El titular podrá solicitar en cualquier momento la actualización de aquellos datos personales que hayan sufrido modificaciones con posterioridad a su recolección, con el fin de garantizar que la información tratada por CABRALES ROMERO S.A.S. permanezca vigente y corresponda a la realidad.

8.4. Derecho de rectificación

El titular podrá solicitar la corrección de los datos personales que resulten inexactos, incompletos, erróneos, desactualizados o que induzcan a error.

CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará las medidas necesarias para verificar la procedencia de la solicitud y efectuar las modificaciones correspondientes dentro de los términos previstos por la legislación vigente.

8.5. Derecho a solicitar prueba de la autorización

El titular podrá solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la ley exima al responsable del Tratamiento de obtener dicha autorización.

CABRALES ROMERO S.A.S. conservará los soportes físicos o electrónicos que acrediten la manifestación de voluntad del titular durante el tiempo legalmente exigible.

8.6. Derecho a ser informado

El titular tiene derecho a ser informado, previa solicitud, respecto del uso que CABRALES ROMERO S.A.S. ha dado a sus datos personales y de las operaciones de tratamiento realizadas sobre estos, cuando ello resulte procedente conforme a la legislación aplicable.

8.7. Derecho de revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando desaparezcan las finalidades que justificaron su recolección o cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías establecidos en la legislación colombiana.

La revocatoria podrá ser total o parcial, de conformidad con las reglas previstas en la presente política.

La revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o una obligación contractual que imponga la conservación de determinada información.

8.8. Derecho de supresión

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

• considere que los mismos no están siendo tratados conforme a la Constitución o la ley; 
• hayan dejado de ser necesarios para las finalidades que justificaron su recolección; 
• se haya revocado válidamente la autorización otorgada; 
• desaparezca el fundamento jurídico que legitimaba el tratamiento. 

La solicitud de supresión será analizada por CABRALES ROMERO S.A.S. teniendo en cuenta las obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contractuales o judiciales que puedan exigir la conservación de determinada información.

8.9. Derecho a presentar consultas y reclamos

El titular podrá presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales utilizando los canales de atención habilitados por CABRALES ROMERO S.A.S.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos previstos por la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

8.10. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular podrá presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a las normas sobre protección de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante CABRALES ROMERO S.A.S., cuando ello resulte exigible conforme a la legislación vigente.

8.11. Derecho a la confidencialidad

El titular tiene derecho a que sus datos personales sean tratados bajo estrictos criterios de confidencialidad, reserva y seguridad, evitando su divulgación, acceso o utilización por personas no autorizadas.

8.12. Derecho a la seguridad de la información

El titular tiene derecho a que CABRALES ROMERO S.A.S. implemente medidas técnicas, administrativas, organizacionales y humanas razonables destinadas a proteger sus datos personales frente a riesgos de pérdida, alteración, destrucción, acceso no autorizado, divulgación o tratamiento ilícito.

8.13. Derechos relacionados con el uso de la plataforma HUELLI

Sin perjuicio de los derechos anteriormente descritos, los usuarios registrados en la plataforma HUELLI podrán:

• administrar la información de su perfil de usuario; 
• actualizar la información asociada a sus mascotas; 
• modificar o eliminar documentos digitales incorporados voluntariamente, cuando ello sea técnicamente posible y no exista obligación legal de conservación; 
• gestionar sus preferencias de comunicación; 
• solicitar el cierre de su cuenta de usuario; 
• ejercer control sobre las autorizaciones otorgadas para comunicaciones comerciales, de conformidad con las funcionalidades disponibles en la plataforma y la legislación aplicable.

8.14. Personas legitimadas para ejercer los derechos

Los derechos previstos en la presente política podrán ser ejercidos por:

1. a) El titular de los datos personales.
2. b) Sus causahabientes, previa acreditación de tal calidad.
3. c) El representante o apoderado del titular, debidamente facultado.
4. d) Quien haya sido autorizado expresamente por el titular para ejercer sus derechos.
5. e) Las demás personas legitimadas por la ley.

PARÁGRAFO. Principio de facilitación del ejercicio de derechos

CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará medidas administrativas, tecnológicas y organizacionales orientadas a facilitar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares, procurando que los procedimientos para la presentación y atención de consultas, solicitudes y reclamos sean accesibles, gratuitos, transparentes y oportunos, evitando cargas o requisitos innecesarios que dificulten el ejercicio del derecho fundamental al habeas data.

1. DEBERES DE CABRALES ROMERO S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CABRALES ROMERO S.A.S., en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, reconoce que el derecho fundamental al habeas data constituye una garantía constitucional que impone deberes permanentes de diligencia, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

En consecuencia, la sociedad desarrollará todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales observando las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulen la materia.

Para tal efecto, CABRALES ROMERO S.A.S. asume, entre otros, los siguientes deberes:

9.1. Garantizar el ejercicio del derecho al habeas data

Garantizar a los titulares el ejercicio pleno y efectivo de los derechos de acceso, conocimiento, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización y demás prerrogativas reconocidas por la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

9.2. Obtener la autorización del titular

Solicitar y conservar la autorización previa, expresa e informada del titular antes de iniciar cualquier tratamiento de datos personales, salvo en los eventos expresamente exceptuados por la ley.

La sociedad conservará las evidencias que permitan demostrar la obtención de dicha autorización.

9.3. Informar la finalidad del tratamiento

Informar de manera clara, suficiente, expresa y comprensible al titular acerca de las finalidades para las cuales serán tratados sus datos personales, los derechos que le asisten y los mecanismos habilitados para ejercerlos.

9.4. Garantizar la veracidad de la información

Adoptar medidas razonables para procurar que los datos personales sometidos a tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, evitando el tratamiento de información parcial, incompleta o susceptible de inducir a error.

9.5. Garantizar condiciones de seguridad

Implementar medidas técnicas, administrativas, organizacionales y humanas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, destrucción, acceso no autorizado, uso fraudulento, divulgación o cualquier tratamiento contrario a la ley.

Estas medidas serán revisadas y actualizadas periódicamente de acuerdo con la evolución tecnológica, los riesgos identificados y la naturaleza de la información administrada.

9.6. Garantizar la confidencialidad

Exigir a todos los empleados, contratistas, proveedores, desarrolladores, administradores de sistemas, aliados estratégicos y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales el cumplimiento permanente del deber de confidencialidad, incluso después de terminada la relación contractual o laboral.

9.7. Limitar el acceso a la información

Permitir el acceso a los datos personales únicamente a aquellas personas cuya intervención resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones asignadas, aplicando perfiles diferenciados de acceso conforme a la estructura organizacional de CABRALES ROMERO S.A.S.

La asignación de permisos deberá responder al principio de necesidad y al criterio de mínimo privilegio.

9.8. Atender consultas y reclamos

Recibir, tramitar y responder oportunamente las consultas, solicitudes, peticiones, reclamos y demás requerimientos formulados por los titulares de los datos personales, dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

9.9. Actualizar la información

Actualizar oportunamente los datos personales cuando el titular suministre nueva información o cuando resulte necesario corregir registros desactualizados, incompletos o inexactos.

9.10. Rectificar los datos

Corregir los datos personales cuya inexactitud, inconsistencia o desactualización sea acreditada por el titular o detectada por la propia organización durante el desarrollo de sus actividades.

9.11. Suprimir la información cuando proceda

Eliminar los datos personales cuando desaparezcan las finalidades que justificaron su tratamiento o cuando así corresponda conforme a la legislación vigente, siempre que no exista obligación legal o contractual que imponga su conservación.

9.12. Informar incidentes de seguridad cuando resulte obligatorio

Adoptar procedimientos internos para identificar, gestionar, documentar y atender incidentes que comprometan la seguridad de los datos personales y cumplir las obligaciones legales de reporte cuando estas sean exigibles por la autoridad competente.

9.13. Conservar evidencia del cumplimiento

Mantener registros, soportes documentales, evidencias electrónicas y demás elementos que permitan demostrar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación sobre protección de datos personales y de la presente política.

9.14. Supervisar a los encargados del tratamiento

Verificar que los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento cumplan las obligaciones legales, contractuales y técnicas relacionadas con la protección de datos personales.

Cuando corresponda, CABRALES ROMERO S.A.S. suscribirá los acuerdos o contratos necesarios para regular las condiciones del tratamiento realizado por dichos encargados.

9.15. Implementar programas de capacitación

Promover programas permanentes de capacitación y sensibilización dirigidos a empleados, contratistas y demás personas que participen en el tratamiento de datos personales, con el propósito de fortalecer la cultura organizacional de protección de la información.

9.16. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada

Implementar políticas, procedimientos, controles internos, auditorías, mecanismos de seguimiento, evaluación de riesgos y procesos de mejora continua que permitan demostrar el cumplimiento permanente de las obligaciones previstas en la legislación sobre protección de datos personales.

9.17. Garantizar la protección de la información administrada por la plataforma HUELLI

En consideración a la naturaleza tecnológica de HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. implementará controles destinados a proteger la información administrada dentro de la plataforma, incluyendo, entre otros:

• autenticación segura de usuarios; 
• administración de perfiles y permisos de acceso; 
• respaldo periódico de la información; 
• mecanismos de recuperación ante incidentes; 
• monitoreo de eventos de seguridad; 
• protección de documentos digitales almacenados por los usuarios; 
• administración segura de sesiones; 
• gestión de registros técnicos de auditoría; 
• actualización de componentes tecnológicos que soportan la plataforma.

9.18. Tratamiento responsable de la información asociada a las mascotas

Aunque la información relacionada con las mascotas registradas en HUELLI no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que dicha información mantiene una estrecha relación con personas naturales identificadas o identificables.

Por tal razón, la sociedad aplicará sobre esta información medidas equivalentes de seguridad, confidencialidad, disponibilidad, integridad y acceso restringido, evitando su utilización para finalidades distintas de aquellas autorizadas por el usuario y necesarias para la prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma.

9.19. Gestión responsable de herramientas de inteligencia artificial

Cuando la plataforma HUELLI incorpore herramientas de inteligencia artificial para brindar orientación general sobre el cuidado de mascotas, CABRALES ROMERO S.A.S. procurará que su utilización se desarrolle bajo criterios de transparencia, seguridad y supervisión humana.

En ningún caso las respuestas generadas por dichas herramientas constituirán diagnóstico veterinario, formulación médica o sustitución del criterio profesional de un médico veterinario.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cumplimiento integral

Los deberes previstos en el presente capítulo deberán ser observados por todos los administradores, directivos, empleados, contratistas, desarrolladores, proveedores tecnológicos, aliados estratégicos y demás personas que intervengan directa o indirectamente en cualquier operación relacionada con el tratamiento de datos personales administrados por CABRALES ROMERO S.A.S.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Mejora continua

CABRALES ROMERO S.A.S. revisará periódicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y los procedimientos internos relacionados con la protección de datos, con el propósito de adaptarlos a las modificaciones normativas, los avances tecnológicos, los riesgos identificados y las mejores prácticas nacionales e internacionales en materia de protección de datos personales.

1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

10.1. Tratamiento de datos personales sensibles

CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que los datos personales sensibles gozan de una protección reforzada por parte del ordenamiento jurídico colombiano, razón por la cual su tratamiento constituye una actividad excepcional que únicamente será realizada en los casos expresamente autorizados por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que regulan la materia.

Para efectos de la presente política, se consideran datos personales sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar discriminación, incluyendo, entre otros, los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sindicales, sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

CABRALES ROMERO S.A.S. no tendrá como finalidad principal recolectar datos personales sensibles de los usuarios de la plataforma HUELLI. No obstante, cuando por la naturaleza de una relación jurídica, contractual, laboral o por solicitud expresa del titular resulte estrictamente necesario tratar este tipo de información, dicho tratamiento se realizará observando las garantías previstas en la legislación vigente y bajo estrictos criterios de necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad.

10.2. Condiciones para el tratamiento de datos sensibles

Cuando resulte indispensable realizar tratamiento de datos personales sensibles, CABRALES ROMERO S.A.S. garantizará que:

1. a) El titular haya otorgado autorización previa, expresa, específica e informada para dicho tratamiento, salvo las excepciones previstas por la ley.
2. b) El titular sea informado de que no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista un deber legal que así lo exija.
3. c) Se informe claramente cuáles datos tienen naturaleza sensible y cuál es la finalidad específica para la cual serán tratados.
4. d) Se implementen medidas reforzadas de seguridad orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido a esta categoría de información.
5. e) El acceso a dichos datos se limite exclusivamente al personal cuya intervención resulte indispensable para el cumplimiento de la finalidad autorizada.

10.3. Información relacionada con la salud de las mascotas

La plataforma HUELLI permite que los usuarios incorporen voluntariamente información relacionada con el estado de salud de sus mascotas, incluyendo antecedentes veterinarios, alergias, enfermedades, tratamientos, medicamentos, carnés de vacunación, resultados de exámenes, fórmulas médicas, imágenes diagnósticas y demás documentos asociados al cuidado integral del animal.

Esta información no constituye dato personal sensible en los términos de la Ley 1581 de 2012, por cuanto corresponde a información relativa a animales de compañía y no a personas naturales.

No obstante, en atención a su naturaleza confidencial y a la relación directa que mantiene con el titular de la cuenta, CABRALES ROMERO S.A.S. aplicará sobre esta información medidas equivalentes de protección, restringiendo su acceso, utilización, transmisión y conservación exclusivamente a las finalidades autorizadas por el usuario y necesarias para la prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma HUELLI.

10.4. Datos biométricos

Cuando por razones de seguridad informática, autenticación, control de acceso, desarrollo tecnológico o cumplimiento de obligaciones legales CABRALES ROMERO S.A.S. deba tratar datos biométricos de personas naturales, dicho tratamiento se realizará únicamente cuando exista fundamento jurídico suficiente y autorización del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

Los datos biométricos serán objeto de medidas reforzadas de protección debido a su naturaleza sensible y únicamente podrán ser tratados para las finalidades específicas informadas al titular.

10.5. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes gozan de una protección constitucional y legal reforzada.

En consecuencia, el tratamiento de esta información únicamente se realizará cuando:

1. a) Responda y respete el interés superior del menor.
2. b) Garantice el respeto de sus derechos fundamentales.
3. c) Sea autorizado por quien ejerza la representación legal del menor o por quien se encuentre facultado para ello conforme a la legislación vigente.
4. d) El menor participe en el proceso de autorización cuando ello resulte apropiado, atendiendo su edad, grado de madurez, autonomía y capacidad de comprensión.

10.6. Uso de la plataforma por menores de edad

La plataforma tecnológica HUELLI está diseñada para ser utilizada por personas con capacidad para aceptar los términos y condiciones del servicio y otorgar válidamente la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

En caso de que un niño, niña o adolescente utilice la plataforma o suministre datos personales, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá requerir la autorización del padre, madre, representante legal o persona facultada para otorgarla, cuando ello resulte exigible conforme a la legislación colombiana.

Cuando la sociedad tenga conocimiento de que se han recolectado datos personales de menores sin el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, adoptará las medidas razonables para regularizar dicha situación o procederá a su eliminación cuando resulte procedente.

10.7. Medidas reforzadas de protección

CABRALES ROMERO S.A.S. implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales reforzadas para proteger los datos personales sensibles y los datos personales de niños, niñas y adolescentes, procurando minimizar los riesgos asociados a su tratamiento mediante:

• controles especiales de acceso; 
• perfiles diferenciados de autorización; 
• cifrado o mecanismos equivalentes cuando resulte técnicamente viable; 
• monitoreo de accesos; 
• registros de auditoría; 
• capacitación específica del personal autorizado; 
• políticas de confidencialidad reforzada; 
• procedimientos internos para la gestión de incidentes de seguridad.

PARÁGRAFO PRIMERO. Carácter excepcional

El tratamiento de datos personales sensibles y de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter estrictamente excepcional y únicamente será realizado cuando exista una finalidad legítima, una base jurídica suficiente y el cumplimiento de las condiciones previstas en la legislación aplicable.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Interpretación favorable a la protección del titular

Las disposiciones contenidas en el presente capítulo deberán interpretarse siempre de la manera más favorable a la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos personales, privilegiando los principios de legalidad, finalidad, libertad, necesidad, proporcionalidad, seguridad y responsabilidad demostrada.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES, ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

11.1. Derecho de los titulares a presentar solicitudes

Los titulares de los datos personales, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados podrán ejercer en cualquier momento los derechos previstos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales mediante la presentación de consultas, solicitudes, peticiones, reclamos o requerimientos relacionados con el tratamiento de la información administrada por CABRALES ROMERO S.A.S.

Para tal efecto, la sociedad dispondrá de mecanismos que permitan garantizar el ejercicio efectivo del derecho fundamental al habeas data, procurando que los procedimientos sean gratuitos, accesibles, transparentes y oportunos.

11.2. Canales de atención

Las consultas y reclamos podrán presentarse a través de los siguientes canales oficiales que determine CABRALES ROMERO S.A.S.:

Correo electrónico institucional

El correo electrónico destinado para la atención de asuntos relacionados con protección de datos personales será el que designe oficialmente la sociedad.

Formulario de contacto

Los titulares podrán utilizar el formulario disponible en el sitio web oficial de HUELLI para presentar solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales.

Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQR)

Cuando la solicitud se relacione con el tratamiento de datos personales, el sistema PQR servirá igualmente como mecanismo para ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012.

Atención presencial

Cuando resulte procedente, las solicitudes podrán radicarse en el domicilio principal de CABRALES ROMERO S.A.S.

Otros canales tecnológicos

La sociedad podrá habilitar nuevos mecanismos electrónicos para la recepción de solicitudes, garantizando siempre la identificación del solicitante y la trazabilidad del trámite.

11.3. Requisitos mínimos de la solicitud

Toda consulta o reclamo deberá contener, como mínimo:

1. a) Nombre completo del titular.
2. b) Documento de identificación.
3. c) Información suficiente para verificar la identidad del solicitante.
4. d) Dirección física o electrónica donde desea recibir respuesta.
5. e) Descripción clara y precisa de los hechos que originan la solicitud.
6. f) Derecho que pretende ejercer.
7. g) Documentos que soporten la petición, cuando resulten necesarios.
8. h) Firma del solicitante cuando el medio utilizado así lo requiera.

Cuando la solicitud sea presentada por un representante, apoderado o causahabiente, deberá acreditarse la calidad en la que actúa.

11.4. Consultas

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por CABRALES ROMERO S.A.S.

La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, la sociedad informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando las razones de la demora y señalando la nueva fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.5. Reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales, podrá presentar el correspondiente reclamo.

El reclamo será atendido conforme al siguiente procedimiento.

11.5.1. Verificación de requisitos

Una vez recibido el reclamo, CABRALES ROMERO S.A.S. verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en la presente política.

Cuando el reclamo resulte incompleto, la sociedad requerirá al interesado para que subsane las deficiencias identificadas.

El solicitante contará con un término máximo de dos (2) meses para atender el requerimiento.

Transcurrido dicho término sin que se reciba respuesta se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo.

11.5.2. Registro del reclamo

Cuando el reclamo reúna los requisitos legales, CABRALES ROMERO S.A.S. procederá a registrarlo dentro de sus sistemas internos y adelantará las actuaciones necesarias para verificar los hechos expuestos por el titular.

Cuando resulte pertinente, la información objeto de controversia podrá identificarse con la anotación:

“Reclamo en trámite”.

Dicha anotación permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto.

11.5.3. Término para resolver

El reclamo será resuelto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible resolverlo dentro del término inicialmente previsto, CABRALES ROMERO S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora antes del vencimiento del plazo inicial, indicando la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

11.6. Solicitudes de actualización y rectificación

Cuando el titular solicite la actualización o rectificación de sus datos personales, deberá indicar claramente cuál es la información que considera incorrecta, desactualizada o incompleta y aportar, cuando resulte necesario, los documentos que permitan acreditar la modificación solicitada.

Verificada la procedencia de la petición, CABRALES ROMERO S.A.S. realizará las actualizaciones correspondientes dentro de los términos legales.

11.7. Solicitudes de supresión

Las solicitudes de supresión serán evaluadas individualmente teniendo en cuenta:

• la finalidad del tratamiento; 
• la existencia de obligaciones legales; 
• obligaciones contractuales; 
• deberes de conservación documental; 
• actuaciones judiciales o administrativas en curso; 
• derechos de terceros. 

Cuando exista obligación legal de conservar determinada información, CABRALES ROMERO S.A.S. informará al titular las razones jurídicas por las cuales no resulta procedente la supresión solicitada.

11.8. Revocatoria de la autorización

Las solicitudes de revocatoria serán analizadas conforme a la legislación vigente y producirán efectos únicamente respecto de aquellos tratamientos que puedan cesar sin afectar obligaciones legales o contractuales previamente adquiridas.

La revocatoria podrá comprender la totalidad de las finalidades autorizadas o únicamente algunas de ellas.

11.9. Verificación de identidad

Con el propósito de proteger la información personal y evitar accesos no autorizados, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá implementar mecanismos razonables para verificar la identidad de quien presente una consulta o reclamo antes de suministrar información o adoptar decisiones relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Cuando existan dudas razonables sobre la identidad del solicitante, la sociedad podrá requerir información adicional antes de continuar con el trámite.

11.10. Conservación de las actuaciones

CABRALES ROMERO S.A.S. conservará evidencia de las consultas, reclamos, solicitudes y respuestas emitidas en desarrollo del presente procedimiento, durante el tiempo necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la legislación sobre protección de datos personales y atender eventuales requerimientos de las autoridades competentes.

11.11. Principio de gratuidad

El ejercicio de los derechos previstos en la presente Política será gratuito para el titular.

Únicamente podrán cobrarse los costos estrictamente relacionados con la reproducción física de documentos cuando ello resulte procedente conforme a la legislación vigente.

PARÁGRAFO PRIMERO. Atención preferente

Cuando las solicitudes se relacionen con incidentes que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, CABRALES ROMERO S.A.S. procurará darles atención prioritaria, adoptando las medidas preventivas y correctivas que resulten necesarias para proteger los derechos de los titulares.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Buena fe y colaboración

Los titulares y CABRALES ROMERO S.A.S. actuarán bajo los principios de buena fe, colaboración y lealtad durante el trámite de consultas y reclamos, suministrando la información necesaria para resolver las solicitudes de manera oportuna y eficaz.

XII. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

12.1. Generalidades

En desarrollo de su actividad empresarial y para la adecuada operación de la plataforma tecnológica HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá comunicar, transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades legítimas previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, siempre con observancia de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulan la materia.

Toda transmisión o transferencia de datos personales se realizará bajo criterios de necesidad, proporcionalidad, confidencialidad, seguridad y responsabilidad demostrada, garantizando que los terceros receptores adopten medidas equivalentes de protección de la información.

12.2. Transmisión de datos personales

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá transmitir datos personales a personas naturales o jurídicas que actúen en calidad de Encargados del Tratamiento, para que estos realicen operaciones sobre la información por cuenta de la sociedad y siguiendo exclusivamente sus instrucciones.

Las transmisiones podrán efectuarse, entre otros, para:

• prestación de servicios de alojamiento en la nube; 
• administración de infraestructura tecnológica; 
• mantenimiento de la plataforma HUELLI; 
• servicios de respaldo y recuperación de información; 
• administración de bases de datos; 
• envío de correos electrónicos transaccionales; 
• autenticación de usuarios; 
• monitoreo de seguridad informática; 
• atención de incidentes tecnológicos; 
• soporte técnico especializado; 
• procesamiento de información necesario para el funcionamiento de la plataforma. 

En todos los casos, los Encargados del Tratamiento estarán obligados a cumplir las instrucciones impartidas por CABRALES ROMERO S.A.S., guardar reserva sobre la información recibida, adoptar medidas apropiadas de seguridad y abstenerse de utilizar los datos personales para finalidades distintas de aquellas autorizadas por la sociedad.

12.3. Transferencia de datos personales

Cuando resulte necesario comunicar datos personales a otro responsable del Tratamiento, nacional o extranjero, CABRALES ROMERO S.A.S. verificará previamente la existencia de fundamento jurídico que legitime dicha transferencia.

La transferencia podrá efectuarse, entre otros eventos, cuando:

1. a) exista autorización previa, expresa e informada del titular;
2. b) sea necesaria para la ejecución de una relación contractual autorizada por el titular;
3. c) exista obligación legal o mandato de autoridad competente;
4. d) la legislación colombiana permita expresamente la transferencia sin autorización.

12.4. Transferencias internacionales

Cuando el tratamiento de los datos personales implique su transferencia hacia otro país, CABRALES ROMERO S.A.S. verificará el cumplimiento de las condiciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

En particular, procurará que el Estado receptor ofrezca niveles adecuados de protección de la información o que la operación se encuentre amparada por alguna de las excepciones previstas por la ley.

Cuando resulte exigible, la sociedad solicitará previamente la autorización correspondiente al titular o adoptará los mecanismos jurídicos necesarios para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales.

12.5. Prestadores de servicios tecnológicos

Para el funcionamiento de la plataforma HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá contratar proveedores especializados en servicios tecnológicos, incluyendo, entre otros:

• infraestructura en la nube; 
• alojamiento web; 
• almacenamiento de información; 
• respaldo y recuperación de datos; 
• servicios de autenticación; 
• envío de comunicaciones electrónicas; 
• monitoreo de seguridad; 
• analítica tecnológica; 
• inteligencia artificial; 
• mantenimiento de software; 
• administración de bases de datos; 
• procesamiento de archivos digitales. 

Cuando dichos proveedores tengan acceso a datos personales administrados por CABRALES ROMERO S.A.S., actuarán como Encargados del Tratamiento y deberán cumplir las obligaciones legales, contractuales y técnicas que garanticen la adecuada protección de la información.

12.7. Requerimientos de autoridades públicas

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá suministrar datos personales a autoridades judiciales, administrativas, de control o de vigilancia cuando exista una obligación legal, una orden judicial o un requerimiento formal emitido por autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

En estos casos, la información suministrada se limitará estrictamente a aquella que resulte necesaria para atender el requerimiento correspondiente.

12.8. Información asociada a las mascotas

La información relacionada con las mascotas registradas por los usuarios únicamente será compartida cuando ello resulte necesario para la prestación de los servicios autorizados por el titular o cuando exista obligación legal que así lo imponga.

Aunque esta información no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, CABRALES ROMERO S.A.S. aplicará sobre ella las mismas medidas de confidencialidad, acceso restringido y seguridad previstas para la protección de los datos personales administrados por la sociedad.

12.9. Garantías aplicables a la transmisión y transferencia

Toda transmisión o transferencia de datos personales realizada por CABRALES ROMERO S.A.S. estará sometida, como mínimo, a las siguientes garantías:

1. a) existencia de una finalidad legítima;
2. b) aplicación del principio de necesidad;
3. c) acceso limitado únicamente a la información indispensable;
4. d) deber permanente de confidencialidad;
5. e) implementación de medidas técnicas y organizacionales de seguridad;
6. f) obligación de utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas;
7. g) prohibición de efectuar tratamientos incompatibles con la autorización otorgada por el titular;
8. h) adopción de mecanismos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los terceros receptores de la información.

PARÁGRAFO PRIMERO. Contratos de transmisión

Cuando CABRALES ROMERO S.A.S. encargue a terceros el tratamiento de datos personales celebrará los contratos de transmisión o los instrumentos jurídicos que resulten procedentes, estableciendo de manera expresa el alcance del tratamiento autorizado, las obligaciones del Encargado, las medidas de seguridad exigibles, los deberes de confidencialidad, las reglas sobre conservación y devolución de la información y las responsabilidades derivadas del incumplimiento.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Actualización de proveedores

La sociedad podrá incorporar, modificar o sustituir proveedores tecnológicos, prestadores de servicios en la nube, herramientas de inteligencia artificial, plataformas de autenticación, servicios de correo electrónico u otros operadores tecnológicos, siempre que estos ofrezcan condiciones adecuadas de seguridad y protección de datos personales y que el tratamiento se mantenga dentro de las finalidades previstas en la presente política.

XIII. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

13.1. Compromiso institucional con la seguridad de la información

CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que la protección de los datos personales constituye un componente esencial de su modelo de negocio y de la confianza depositada por los usuarios de la plataforma tecnológica HUELLI.

En consecuencia, la sociedad implementará medidas administrativas, organizacionales, físicas y tecnológicas razonables, apropiadas y proporcionales a la naturaleza de la información tratada, orientadas a proteger los datos personales frente a riesgos de pérdida, destrucción, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, modificación, fraude o cualquier otra forma de tratamiento contrario a la legislación vigente.

Las medidas de seguridad serán revisadas periódicamente con el propósito de adaptarlas a la evolución tecnológica, a los riesgos identificados y a las mejores prácticas en materia de protección de datos personales y seguridad de la información.

13.2. Principios que orientan la seguridad de la información

Las medidas implementadas por CABRALES ROMERO S.A.S. estarán orientadas a garantizar, como mínimo, los siguientes objetivos:

• Confidencialidad de la información. 
• Integridad de los datos. 
• Disponibilidad de los sistemas. 
• Autenticidad de la información. 
• Trazabilidad de las operaciones. 
• Acceso restringido. 
• Continuidad del servicio. 
• Resiliencia tecnológica. 
• Gestión permanente del riesgo.

13.3. Controles administrativos

Con el propósito de fortalecer la protección de los datos personales, CABRALES ROMERO S.A.S. implementará controles administrativos orientados a:

• definir responsabilidades sobre el tratamiento de la información; 
• asignar perfiles de acceso conforme a las funciones de cada cargo; 
• mantener políticas internas de protección de datos; 
• promover la capacitación del personal; 
• documentar procedimientos relacionados con la seguridad de la información; 
• supervisar el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad; 
• realizar revisiones periódicas de las prácticas de tratamiento de datos.

13.4. Controles organizacionales

La sociedad adoptará mecanismos organizacionales destinados a limitar el acceso a la información únicamente al personal autorizado, procurando que cada colaborador tenga acceso exclusivamente a los datos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

La administración de permisos observará el principio de mínimo privilegio, de manera que ningún usuario interno pueda acceder a información distinta de aquella estrictamente requerida para el ejercicio de sus responsabilidades.

13.5. Controles tecnológicos

CABRALES ROMERO S.A.S. procurará implementar mecanismos tecnológicos destinados a proteger la plataforma HUELLI y la información administrada en ella, incluyendo, cuando resulte técnica y operativamente viable:

• mecanismos seguros de autenticación; 
• administración de sesiones de usuario; 
• control de accesos; 
• registros de auditoría; 
• monitoreo de eventos de seguridad; 
• copias de respaldo; 
• mecanismos de recuperación de información; 
• actualización de componentes tecnológicos; 
• protección contra accesos no autorizados; 
• monitoreo de disponibilidad de los servicios. 

La adopción de estos controles responderá a criterios de razonabilidad, proporcionalidad, disponibilidad tecnológica y análisis de riesgos.

13.6. Gestión de usuarios y perfiles de acceso

CABRALES ROMERO S.A.S. administrará el acceso a la información conforme a los perfiles definidos dentro de su estructura organizacional.

En consecuencia, el acceso a las bases de datos y a la información administrada por HUELLI estará limitado según las funciones asignadas a cada dependencia, procurando mantener una adecuada segregación de funciones entre las diferentes áreas de la organización.

Los permisos de acceso podrán ser revisados, modificados o revocados cuando cambien las funciones del colaborador, termine la relación contractual o desaparezca la necesidad de acceder a determinada información.

13.7. Seguridad de la plataforma HUELLI

La plataforma tecnológica HUELLI será administrada procurando mantener condiciones adecuadas de seguridad informática que permitan proteger la información suministrada por los usuarios durante el uso de los servicios digitales.

Con este propósito, CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará medidas razonables orientadas a:

• proteger las cuentas de usuario; 
• garantizar la autenticación de los usuarios registrados; 
• preservar la integridad de los documentos digitales incorporados por los titulares; 
• proteger la información asociada a las mascotas registradas; 
• minimizar riesgos derivados del acceso no autorizado a la plataforma; 
• preservar la disponibilidad de los servicios tecnológicos.

13.8. Gestión de incidentes de seguridad

CABRALES ROMERO S.A.S. implementará procedimientos internos destinados a identificar, registrar, analizar, atender y documentar los incidentes que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales administrados por la sociedad.

Cuando un incidente de seguridad pueda afectar significativamente los derechos de los titulares o genere obligaciones de reporte conforme a la legislación vigente, la sociedad adoptará las medidas correctivas necesarias y dará cumplimiento a los deberes legales que resulten aplicables.

13.9. Copias de respaldo y continuidad del servicio

Con el propósito de reducir el riesgo de pérdida de información y favorecer la continuidad de los servicios tecnológicos ofrecidos por HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá implementar procedimientos de respaldo, recuperación y restauración de información, procurando que estos mecanismos sean consistentes con la naturaleza de los datos administrados y con los riesgos asociados a la operación de la plataforma.

13.10. Confidencialidad de la información

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales administrados por CABRALES ROMERO S.A.S. estará obligada a guardar estricta reserva sobre la información a la que tenga acceso.

La obligación de confidencialidad subsistirá incluso después de terminada la relación laboral, contractual, comercial o profesional que haya dado origen al acceso a la información.

13.11. Seguridad de la información asociada a las mascotas

Aunque la información relacionada con las mascotas registradas por los usuarios no constituye dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012, CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que dicha información forma parte esencial de la prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma HUELLI y mantiene una estrecha relación con la información personal de sus titulares.

En consecuencia, la sociedad implementará sobre esta información medidas equivalentes de protección, procurando garantizar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido.

13.12. Revisión y mejora continua

CABRALES ROMERO S.A.S. promoverá la revisión periódica de las medidas de seguridad implementadas, procurando identificar oportunidades de mejora, nuevos riesgos tecnológicos y modificaciones normativas que hagan necesaria la actualización de los controles existentes.

La protección de los datos personales será entendida como un proceso de mejora continua y no como una actividad aislada.

PARÁGRAFO PRIMERO. Gestión basada en riesgos

Las medidas de seguridad implementadas por CABRALES ROMERO S.A.S. responderán a un enfoque de gestión del riesgo, considerando la naturaleza de los datos tratados, el volumen de información administrada, la probabilidad de ocurrencia de incidentes y el impacto que estos puedan generar sobre los derechos de los titulares.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cooperación con los encargados del tratamiento

Cuando terceros actúen como Encargados del Tratamiento, CABRALES ROMERO S.A.S. procurará verificar que estos implementen medidas de seguridad compatibles con la naturaleza de la información administrada y con las obligaciones previstas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

XIV. CONSERVACIÓN, RETENCIÓN, BLOQUEO, ANONIMIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

14.1. Principio general de conservación

CABRALES ROMERO S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades legítimas que motivaron su recolección, atender las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas o judiciales que resulten aplicables y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.

Una vez desaparezcan las finalidades que justificaron el tratamiento y no exista obligación legal o contractual que exija la conservación de la información, la sociedad procederá a su supresión, anonimización o bloqueo, según corresponda.

La conservación de la información responderá en todo momento a los principios de necesidad, proporcionalidad, finalidad y minimización del tratamiento.

14.2. Criterios de retención

La permanencia de los datos personales en las bases de datos administradas por CABRALES ROMERO S.A.S. dependerá de la naturaleza de la información y de las obligaciones legales asociadas a cada categoría de datos.

En consecuencia, la sociedad podrá conservar información relacionada con:

• usuarios activos de la plataforma; 
• usuarios inactivos cuando exista fundamento legal o contractual para ello; 
• proveedores; 
• contratistas; 
• empleados; 
• ex empleados; 
• aspirantes a procesos de selección; 
• aliados estratégicos; 
• actuaciones administrativas; 
• actuaciones judiciales; 
• obligaciones tributarias; 
• obligaciones contables; 
• registros de seguridad informática; 
• soportes de autorizaciones otorgadas por los titulares.

14.3. Conservación de la información de los usuarios de la plataforma HUELLI

Los datos personales asociados a las cuentas de usuario permanecerán almacenados mientras:

1. a) La cuenta permanezca activa.
2. b) El usuario continúe utilizando los servicios ofrecidos por HUELLI.
3. c) Resulten necesarios para garantizar la continuidad del servicio.
4. d) Deban conservarse para atender reclamaciones, controversias o requerimientos de autoridades competentes.
5. e) Exista obligación legal de conservación.

Cuando el usuario solicite la eliminación de su cuenta, CABRALES ROMERO S.A.S. evaluará la procedencia de la solicitud y conservará únicamente aquella información cuya permanencia sea exigida por la legislación vigente o resulte necesaria para proteger derechos propios o de terceros.

14.4. Conservación de la información asociada a las mascotas

La información relacionada con las mascotas registradas será conservada mientras permanezca vinculada a una cuenta activa o mientras resulte necesaria para la prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma HUELLI.

Cuando el titular elimine voluntariamente la información correspondiente a una mascota o solicite la supresión de su cuenta, CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará las medidas necesarias para su eliminación, anonimización o bloqueo, según la naturaleza de la información y las obligaciones legales aplicables.

14.5. Conservación de documentos digitales

Los documentos incorporados voluntariamente por los usuarios dentro de la plataforma, tales como carnés de vacunación, fórmulas veterinarias, certificados, resultados de exámenes, imágenes, fotografías y demás archivos relacionados con el cuidado de las mascotas, serán conservados mientras resulten necesarios para la prestación del servicio o hasta que el usuario ejerza válidamente su derecho de eliminación, siempre que no exista obligación legal que imponga su conservación.

14.6. Conservación de registros técnicos

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá conservar registros técnicos relacionados con la operación de la plataforma, tales como:

• registros de autenticación; 
• eventos de seguridad; 
• logs del sistema; 
• historial de accesos; 
• respaldos técnicos; 
• registros de auditoría; 
• trazabilidad de operaciones. 

La permanencia de esta información estará determinada por las necesidades de seguridad informática, continuidad del servicio, prevención del fraude, investigación de incidentes y cumplimiento de obligaciones legales.

14.7. Bloqueo de la información

Cuando la supresión inmediata de los datos personales no resulte jurídicamente procedente debido a la existencia de obligaciones legales, contractuales o judiciales de conservación, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá proceder al bloqueo de la información.

Durante el período de bloqueo, los datos personales únicamente podrán ser utilizados para atender requerimientos de autoridades competentes, ejercer la defensa de derechos de la sociedad o cumplir obligaciones legales expresamente previstas.

14.8. Anonimización

Siempre que la naturaleza del tratamiento lo permita y no sea necesario conservar información identificable, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá aplicar procedimientos de anonimización que impidan identificar directa o indirectamente al titular de los datos personales.

La información anonimizada podrá ser utilizada para fines estadísticos, analíticos, académicos, de investigación, desarrollo tecnológico o mejora de los servicios, siempre que no sea posible reidentificar a los titulares.

14.9. Supresión de los datos personales

La supresión consistirá en la eliminación definitiva de los datos personales cuando desaparezcan las finalidades que justificaron su tratamiento y no exista obligación legal o contractual que imponga su conservación.

La supresión podrá comprender:

• eliminación de registros electrónicos; 
• destrucción de soportes físicos; 
• eliminación de copias cuando resulte procedente; 
• anonimización irreversible; 
• bloqueo previo cuando la legislación así lo exija. 

La eliminación de la información se realizará procurando evitar su recuperación no autorizada.

14.11. Conservación derivada de obligaciones legales

Cuando la legislación colombiana establezca términos mínimos de conservación documental para determinada información, CABRALES ROMERO S.A.S. dará cumplimiento a dichas obligaciones, aun cuando el titular haya solicitado la supresión de sus datos personales.

En estos casos, la información será utilizada exclusivamente para cumplir la finalidad legal que justifica su permanencia.

PARÁGRAFO PRIMERO. Actualización de los períodos de conservación

Los criterios de conservación previstos en el presente capítulo podrán ser revisados y actualizados cuando se produzcan modificaciones normativas, cambios en el modelo de negocio de HUELLI, nuevas obligaciones legales o variaciones en los riesgos asociados al tratamiento de los datos personales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Conservación mínima necesaria

En ningún caso CABRALES ROMERO S.A.S. conservará datos personales por un tiempo superior al estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades legítimas del tratamiento, salvo cuando una disposición legal, contractual o una orden de autoridad competente imponga un término diferente.

1. USO DE COOKIES Y DEMÁS TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

15.1. Generalidades

La plataforma tecnológica HUELLI y el sitio web administrados por CABRALES ROMERO S.A.S. podrán utilizar cookies y otras tecnologías similares con el propósito de garantizar el adecuado funcionamiento de los servicios digitales, mejorar la experiencia del usuario, fortalecer la seguridad informática, facilitar la autenticación, recordar preferencias de navegación y obtener información estadística relacionada con el uso de la plataforma.

Las cookies corresponden a pequeños archivos de información que son almacenados temporal o permanentemente en el dispositivo utilizado por el usuario para acceder a la plataforma o al sitio web.

Adicionalmente, la sociedad podrá utilizar otras tecnologías equivalentes que permitan cumplir finalidades similares, siempre dentro de los límites establecidos por la legislación vigente sobre protección de datos personales.

15.2. Finalidades del uso de cookies

Las cookies y tecnologías similares podrán utilizarse para:

• autenticar usuarios registrados; 
• mantener sesiones activas; 
• recordar preferencias de configuración; 
• facilitar la navegación dentro de la plataforma; 
• mejorar la estabilidad de los servicios; 
• detectar accesos no autorizados; 
• prevenir actividades fraudulentas; 
• analizar el rendimiento del sitio web; 
• generar estadísticas agregadas sobre utilización de la plataforma; 
• optimizar la experiencia de navegación; 
• identificar errores técnicos; 
• mejorar continuamente los servicios ofrecidos por HUELLI.

15.3. Administración de cookies

Los usuarios podrán configurar su navegador para aceptar, bloquear o eliminar las cookies instaladas en sus dispositivos, teniendo en cuenta que la desactivación de determinadas cookies puede afectar el correcto funcionamiento de algunas funcionalidades de la plataforma.

Cuando la legislación aplicable así lo exija, CABRALES ROMERO S.A.S. solicitará la autorización correspondiente antes de instalar aquellas cookies que no resulten estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio web.

15.4. Tecnologías de terceros

La plataforma HUELLI podrá integrar servicios tecnológicos suministrados por terceros que utilicen mecanismos propios de almacenamiento local, autenticación, analítica, seguridad informática o medición del desempeño.

Cuando dichos servicios impliquen tratamiento de datos personales, CABRALES ROMERO S.A.S. procurará verificar que los respectivos proveedores implementen medidas adecuadas de protección de la información y actúen conforme a la legislación aplicable y a las instrucciones impartidas por la sociedad.

XVI. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

16.1. Responsable interno

CABRALES ROMERO S.A.S. designará un área o funcionario responsable de coordinar la implementación, administración y supervisión del Programa Integral de Protección de Datos Personales, así como de atender las consultas, solicitudes, peticiones y reclamos formulados por los titulares.

Mientras la sociedad formaliza dicha designación, la representación legal ejercerá las funciones de coordinación y supervisión del cumplimiento de la presente Política.

16.2. Funciones

Corresponderá al área responsable, entre otras, las siguientes funciones:

1. a) Velar por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de la presente política.
2. b) Recibir y tramitar consultas, peticiones y reclamos.
3. c) Coordinar la atención de requerimientos formulados por autoridades competentes.
4. d) Supervisar el cumplimiento de las obligaciones de los Encargados del Tratamiento.
5. e) Promover programas de capacitación sobre protección de datos personales.
6. f) Proponer actualizaciones de la presente política.
7. g) Coordinar la gestión de incidentes relacionados con la protección de datos personales.
8. h) Mantener evidencia documental del cumplimiento de las obligaciones legales.
9. i) Promover la mejora continua del Sistema de Protección de Datos Personales.

16.3. Datos de contacto

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los canales oficiales establecidos por CABRALES ROMERO S.A.S., particularmente a través de:

• correo electrónico institucional destinado para protección de datos personales; 
• formulario disponible en el sitio web; 
• sistema de PQR; 
• demás canales oficialmente habilitados por la sociedad. 

La empresa publicará y mantendrá actualizada la información correspondiente a dichos canales en su sitio web y en los demás medios de atención al usuario.

XVII. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política podrá ser modificada, actualizada o complementada por CABRALES ROMERO S.A.S. cuando resulte necesario para:

• adecuarse a modificaciones legales o reglamentarias; 
• incorporar nuevos servicios o funcionalidades de la plataforma HUELLI; 
• implementar mejoras tecnológicas; 
• fortalecer las medidas de seguridad; 
• ajustar los procedimientos internos; 
• atender recomendaciones emitidas por autoridades competentes; 
• incorporar mejores prácticas nacionales o internacionales en materia de protección de datos personales. 

Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o afecten los derechos de los titulares, CABRALES ROMERO S.A.S. adoptará las medidas necesarias para informar oportunamente dichas modificaciones y, cuando resulte legalmente exigible, solicitará una nueva autorización para el tratamiento de los datos personales.

Las versiones actualizadas de la Política serán publicadas a través del sitio web oficial de HUELLI o por cualquier otro medio que garantice su conocimiento por parte de los titulares.

La utilización continua de los servicios ofrecidos por la plataforma después de la publicación de modificaciones que no alteren sustancialmente las finalidades del tratamiento constituirá evidencia del conocimiento de la nueva versión de la Política, sin perjuicio de los casos en que la ley exija una nueva autorización expresa.

 XVIII. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES ADMINISTRADAS POR CABRALES ROMERO S.A.S.

18.1. Objeto

Con el propósito de garantizar una adecuada administración de la información personal tratada en desarrollo de su actividad empresarial, CABRALES ROMERO S.A.S. clasifica las bases de datos personales bajo su responsabilidad atendiendo la naturaleza de la información, la categoría de los titulares, las finalidades del tratamiento, los niveles de acceso y los riesgos asociados al tratamiento.

La presente clasificación constituye una herramienta de organización administrativa que facilita la implementación de controles de seguridad, la asignación de responsabilidades, la aplicación del principio de acceso restringido y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

18.2. Clasificación general de las bases de datos

En desarrollo de su objeto social y de la operación de la plataforma tecnológica HUELLI, CABRALES ROMERO S.A.S. podrá administrar, entre otras, las siguientes bases de datos personales:

1. Base de datos de usuarios registrados

Comprende la información correspondiente a las personas naturales que crean una cuenta en la plataforma HUELLI para acceder a los servicios tecnológicos ofrecidos por la sociedad.

Podrá contener, entre otros:

• nombre completo; 
• documento de identificación, cuando sea requerido; 
• correo electrónico; 
• número de teléfono; 
• ciudad de residencia; 
• dirección suministrada voluntariamente; 
• fecha de nacimiento; 
• credenciales de autenticación; 
• historial de acceso; 
• preferencias de configuración; 
• registros de actividad dentro de la plataforma. 

Finalidad principal:

Administración de cuentas de usuario, autenticación, prestación de servicios digitales, soporte técnico y gestión de la relación con el usuario.

1. Base de datos de información asociada a las mascotas

Corresponde a la información incorporada voluntariamente por los usuarios respecto de las mascotas registradas dentro de la plataforma.

Podrá comprender:

• nombre; 
• especie; 
• raza; 
• sexo; 
• edad; 
• peso; 
• tamaño; 
• historial veterinario; 
• vacunación; 
• tratamientos; 
• medicamentos; 
• documentos veterinarios; 
• fotografías; 
• recordatorios; 
• archivos digitales. 

Aunque esta información no constituye dato personal conforme a la Ley 1581 de 2012, CABRALES ROMERO S.A.S. la administrará bajo criterios equivalentes de confidencialidad, seguridad y acceso restringido debido a su vinculación con personas naturales identificadas o identificables.

1. Base de datos de formularios de contacto

Incluye la información suministrada por los usuarios a través de los formularios disponibles en el sitio web para solicitar información, soporte o asesoría.

1. Base de datos de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQR)

Contiene la información necesaria para la atención y trazabilidad de las solicitudes presentadas por los titulares a través de los canales oficiales de atención.

1. Base de datos de comunicaciones comerciales

Comprende la información de los titulares que hayan autorizado expresamente el envío de boletines, novedades, promociones, campañas informativas o comunicaciones comerciales relacionadas con los servicios ofrecidos por HUELLI.

1. Base de datos de proveedores y contratistas

Incluye la información necesaria para la vinculación, contratación, ejecución contractual, administración de pagos y cumplimiento de obligaciones legales derivadas de las relaciones comerciales mantenidas por CABRALES ROMERO S.A.S.

1. Base de datos de aliados estratégicos

Corresponde a la información relacionada con personas naturales vinculadas a establecimientos veterinarios, comercios, prestadores de servicios, patrocinadores y demás aliados estratégicos que participen en el ecosistema HUELLI.

1. Base de datos de empleados

Comprende la información necesaria para la administración de la relación laboral, afiliaciones al sistema de seguridad social, nómina, bienestar laboral, evaluaciones de desempeño, capacitación y cumplimiento de obligaciones legales.

1. Base de datos de aspirantes

Incluye la información suministrada por personas interesadas en participar en procesos de selección adelantados por CABRALES ROMERO S.A.S.

1. Base de datos de registros técnicos

Corresponde a la información generada automáticamente durante la utilización de la plataforma, incluyendo:

• direcciones IP; 
• registros de autenticación; 
• identificadores de sesión; 
• eventos de seguridad; 
• logs del sistema; 
• información técnica del dispositivo; 
• registros de auditoría. 

Su finalidad principal consiste en garantizar la seguridad informática, la continuidad del servicio y la prevención de incidentes de seguridad.

18.3. Clasificación según el nivel de acceso

Con el propósito de garantizar el principio de circulación restringida, CABRALES ROMERO S.A.S. clasificará sus bases de datos atendiendo los niveles de acceso autorizados para cada dependencia de la organización.

En consecuencia, el acceso a la información será administrado conforme a los perfiles funcionales definidos para la Dirección General, el área de Producto y Tecnología, Marketing y Comunidad, Alianzas y Comercial, Administración y Finanzas y demás dependencias autorizadas, de acuerdo con las funciones asignadas y el principio de necesidad.

18.4. Inventario y actualización

CABRALES ROMERO S.A.S. mantendrá un inventario actualizado de las bases de datos personales bajo su responsabilidad, procurando identificar para cada una de ellas, como mínimo:

• nombre de la base de datos; 
• categoría de titulares; 
• finalidad del tratamiento; 
• responsable interno; 
• encargado del tratamiento, cuando exista; 
• ubicación de la información; 
• categoría de datos tratados; 
• medidas generales de seguridad aplicables. 

La actualización del inventario se realizará cada vez que se creen nuevas bases de datos, se modifiquen las existentes o cambien sustancialmente las finalidades del tratamiento.

PARÁGRAFO

La clasificación prevista en el presente capítulo constituye una medida administrativa de organización interna y podrá ser ampliada, modificada o complementada por CABRALES ROMERO S.A.S. conforme a la evolución de sus actividades, la incorporación de nuevos servicios tecnológicos, la creación de nuevas bases de datos o las modificaciones introducidas por la legislación vigente.

XIX. GOBERNANZA, CUMPLIMIENTO Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA (ACCOUNTABILITY)

19.1. Compromiso institucional

CABRALES ROMERO S.A.S. reconoce que la protección de los datos personales constituye un componente esencial de su modelo de negocio, de la confianza depositada por sus usuarios y del adecuado desarrollo de sus actividades empresariales.

En consecuencia, la sociedad asume el compromiso permanente de implementar un modelo integral de gobernanza de datos personales orientado a garantizar el cumplimiento efectivo de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulan la materia.

La protección de los datos personales hará parte del sistema de gobierno corporativo de CABRALES ROMERO S.A.S. y será considerada un elemento transversal en la toma de decisiones relacionadas con el desarrollo tecnológico, la prestación de servicios digitales y la administración de la plataforma HUELLI.

19.2. Principio de responsabilidad demostrada

CABRALES ROMERO S.A.S. implementará medidas apropiadas para demostrar, en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación sobre protección de datos personales.

Con este propósito, la sociedad promoverá una cultura organizacional basada en la prevención de riesgos, la documentación de evidencias, la mejora continua y la adopción de controles proporcionales a la naturaleza de la información tratada.

19.3. Programa Integral de Protección de Datos Personales

La sociedad procurará desarrollar y mantener un Programa Integral de Protección de Datos Personales que comprenderá, entre otros aspectos:

• políticas internas; 
• procedimientos documentados; 
• inventario de bases de datos; 
• asignación de responsabilidades; 
• gestión de riesgos; 
• capacitación periódica; 
• control de accesos; 
• revisión de contratos con encargados del tratamiento; 
• mecanismos de atención de consultas y reclamos; 
• seguimiento a incidentes de seguridad; 
• mejora continua. 

19.4. Gestión del riesgo

CABRALES ROMERO S.A.S. promoverá procesos permanentes de identificación, evaluación, tratamiento y seguimiento de los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.

Las medidas implementadas responderán a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, considerando:

• la naturaleza de los datos tratados; 
• el volumen de información administrada; 
• las características de la plataforma tecnológica; 
• los riesgos de seguridad informática; 
• los posibles impactos sobre los derechos de los titulares. 

19.5. Capacitación y cultura organizacional

La sociedad promoverá actividades de formación y sensibilización dirigidas a administradores, empleados, contratistas y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, con el propósito de fortalecer la cultura institucional de protección de la información y garantizar el conocimiento de las obligaciones derivadas de la presente política.

19.6. Auditoría y seguimiento

CABRALES ROMERO S.A.S. podrá realizar revisiones periódicas de sus procedimientos internos, controles administrativos, medidas de seguridad y procesos de tratamiento de datos personales, con el fin de verificar el cumplimiento de la presente política e identificar oportunidades de mejora.

Las observaciones derivadas de dichas revisiones servirán como insumo para fortalecer el Programa Integral de Protección de Datos Personales.

19.7. Mejora continua

La sociedad revisará periódicamente la eficacia de las medidas implementadas para la protección de datos personales y adoptará las acciones de mejora que resulten necesarias para responder a cambios tecnológicos, normativos, organizacionales o derivados de la evolución de la plataforma HUELLI.

La mejora continua comprenderá la actualización de políticas, procedimientos, controles internos, programas de capacitación y mecanismos de supervisión.

19.8. Compromiso de la alta dirección

La Gerencia de CABRALES ROMERO S.A.S. promoverá el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y procurará asignar los recursos humanos, técnicos, tecnológicos y organizacionales que resulten razonablemente necesarios para garantizar su implementación y mejora continua.

La alta dirección fomentará una cultura de protección de datos personales como parte integral de la estrategia empresarial y del desarrollo de la plataforma tecnológica HUELLI.

PARÁGRAFO PRIMERO. Interpretación sistemática

Las disposiciones contenidas en la presente Política deberán interpretarse de manera armónica con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia, privilegiando siempre la protección efectiva de los derechos de los titulares.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Carácter transversal de la protección de datos

La protección de datos personales constituye un compromiso institucional permanente y transversal a todas las actividades desarrolladas por CABRALES ROMERO S.A.S. En consecuencia, todas las áreas de la organización, sus administradores, empleados, contratistas, proveedores y encargados del tratamiento deberán actuar de conformidad con los principios, obligaciones y procedimientos establecidos en la presente Política, integrando la protección de datos personales en los procesos de planificación, desarrollo, operación y mejora continua de la plataforma HUELLI.

1. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de la fecha de su aprobación por CABRALES ROMERO S.A.S. y permanecerá vigente mientras la sociedad realice tratamiento de datos personales en desarrollo de su objeto social o hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.

Los datos personales tratados por CABRALES ROMERO S.A.S. permanecerán sujetos a las disposiciones contenidas en esta Política durante todo el tiempo en que sean objeto de tratamiento y mientras subsista la necesidad de conservarlos conforme a las finalidades que justificaron su recolección o en virtud de obligaciones legales, contractuales, administrativas o judiciales.

La presente Política deroga todas las disposiciones internas que le sean contrarias y sustituye cualquier versión anterior sobre tratamiento de datos personales adoptada por CABRALES ROMERO S.A.S.

Fecha de aprobación: 01-09-2026

Versión: 1.0

Fecha de entrada en vigencia: 01-09-2026

Aprobada por: Representante Legal de CABRALES ROMERO S.A.S.